تتضمن 14 مادة تُشكل أساساً مهنياً في صناعة الاجتماعات السعودية
الرياض “المسلة” …… وجه الأمير محمد بن نايف بن عبدالعزيز ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية أمارات المناطق بإلزام الجهات والمؤسسات المعنية بتطبيق قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة المقرة من اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المشكلة بقرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17 رجب 1434هـ.
وأكد ولى العهد في تعميم وجهه لأمراء المناطق على أهمية متابعة المؤتمرات التي تقام في المملكة بما يتماشى مع آليات العمل وضوابط تراخيص المعارض والمؤتمرات المحددة من وزارة الداخلية.
يشار إلى أن قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة المقرة من اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات تتضمن تلك أربع عشر مادة تنظم سياسات إقامة المؤتمرات الى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة، مع مراعاة الالتزام بكافة أنظمة العلامات التجارية والحقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمرات.
وعرفت القواعد والاجراءات في فصلها الأول المؤتمر بأنه اجتماع يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ويندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه القواعد والإجراءات مسميات رئيسة وهي، منتدى ندوة وملتقى، علما بأن الملتقى يتكون من مؤتمر ومعرض تجاري أو استهلاكي.
وتخضع لهذه القواعد والإجراءات بموجب الفصل الأول للمادة الثانية، المؤتمرات التي تقيمها الغرف التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات الاهلية في المملكة، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ، الى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ.
الفصل الثاني
ويوضح الفصل الثاني بمادته الثالثة الشروط العامة من قواعد إقامة المؤتمرات والتي تمنع إقامة المؤتمرات الخاضعة لتلك القواعد في المملكة بجميع انواعها دون ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ومنعت الشروط العامة القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج، ولا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.
كما الزمت الشروط العامة المنظمين بأن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية، وأن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة ، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية، ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخصا, الى جانب التأكيد علي المحافظة على القيم الإسلامية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.
وجاء من ضمن الشروط، أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية: – الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون سجلها التجاري ساري المفعول عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر، الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة، – الغرف التجارية الصناعية، – الجامعات الاهلية.
وحددت المادة الرابعة زمان ومكان المؤتمر، بحيث لا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام، مع اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج، كما لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها مالم تكن مرخصه من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.
كما يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيصها من البرنامج.
وشددت المادة الخامسة على ضرورة اعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله، وتعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر، ويجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج مع التأكد من عدم وجود سوابق أمنية أو تحفظات معلنة على المتحدث وأن يكون حسن السيرة والسلوك وأن يكون مختصا أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه، كما يمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة الى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.
وفيما يتعلق بالفعاليات المصاحبة للمؤتمر، فقد بيّنت المادة السادسة جواز إقامة فعاليات اجتماعية أو ثقافية أو ترفيهية مصاحبة للمؤتمر مع مراعاة الأنظمة المعتمدة لترخيص تلك الفعاليات بحسب نوعها، كما يجوز أن يصاحب المؤتمر معرض مخصص للرعاة والداعمين فقط، وجواز اقامة حفل افتتاح وحفل ختامي للمؤتمر، الى جانب تنظيم برامج سياحية للزوار في المنطقة المقام فيها المؤتمر وداخل مدن المملكة بالتعاون مع مؤسسات وشركات تنظيم الرحلات السياحية المرخصة من الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني.
ادارة المؤتمر
وحول كيفية ادارة المؤتمر، فقد شددت المادة السابعة على ضرورة مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المؤتمر، وايجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين في المؤتمر يشمل تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في المؤتمر بدون تسجيل، وتوثيق جميع الجلسات والمحاضرات المنعقدة في المؤتمر عبر الفيديو، وتزويد البرنامج بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المؤتمر.
اضافة الى إلتزام جميع العاملين والمتحدثين والزوار المشاركين في المؤتمر بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها، وتوفير مكتب الإدارة التنفيذية للمؤتمر وغرف الإسعاف الأولي في حال تجاوز عدد الحضور الـ 200 شخص وتوفير المعلومات لزوار المؤتمر واستقبال الشكاوي والمقترحات ومنع التدخين في جميع المرافق وتخصيص منطقة للرجال وأخرى للنساء لأداء فريضة الصلاة وايقاف أنشطة المؤتمر أثناء فترات الصلاة وتوفير موقع الكتروني خاص بالمؤتمر وتوفير منتجات حرفية محلية فيما يتعلق بتوزيع الهدايا في المؤتمر وانتهاء بوضع رقم الموافقة المبدئية أو ترخيص البرنامج على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمؤتمر.
وأشارت المادة الثامنة الى التزام المنظم بإنهاء المؤتمر في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال شهر من تاريخ انتهاء المؤتمر الي البرنامج، ويرفق بالتقرير البرنامج التفصيلي للمؤتمر والذي يوضح تاريخ المؤتمر وعدد المتحدثين والأشخاص المنظمين والعارضين والمشاركين في المعرض المصاحب للمؤتمر وملخص اعلامي عن المؤتمر وما تناولته وسائل الإعلام ونتائج توصيات المؤتمر والنتائج المالية من حيث التكاليف والعوائد.
وتوضح المادة التاسعة شروط اصدار ترخيص المؤتمرات، حيث يشترط للحصول على الترخيص للمؤتمرات، طلب الموافقة المبدئية من البرنامج والحصول عليها، ومن ثم التقدم لاستكمال المتطلبات وطلب الحصول على الترخيص، ولا تمنح الموافقة المبدئية الحق للمنظم بإقامة المؤتمر، ويجب أن تتطابق المعلومات المقدمة في طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر مع المعلومات المقدمة لطلب الترخيص من ناحية اسم المؤتمر، ومكانه، وزمانه، ومواضيعه الرئيسية.
كما يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمؤتمر المقر من اللجنة الإشرافية للبرنامج، ويقوم البرنامج بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المؤتمر (ان لزم الامر) بعد الموافقة المبدئية وقبل الحصول على الترخيص وذلك في الحالات التي يتناول المؤتمر مواضيع تناقش بشكل مباشر اختصاصات أو مهام تلك الجهة الحكومية، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة المؤتمر (ان لزم الأمر)، وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم اشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى المؤتمرن ويجوز للبرنامج رفض طلب تنظيم المؤتمر بناء على معطيات تتعلق بموضوعات المؤتمر أو خطة تنفيذه أو بجدولة المؤتمرات أو تعارضها مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى بحسب اختصاصها، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة، كما يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع البرنامج قبل إقامة المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.
ومروراً بالمادة العاشرة والتي توضح إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر، فإنه يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته، والتسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج، ويرفق مع طلب الموافقة المبدئية صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر، وفي حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج رسالة تأكيد استلام الطلب، ويدرس البرنامج الطلب، ويرد على المنظم خلال خمسة أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، ولا تدخل أيام العطل الرسمية والأعياد ضمن هذه المدة، وفي حال وافق البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الموافقة المبدئية للمؤتمر، وبالتالي يصدر البرنامج الموافقة المبدئية للمؤتمر، ويشعر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.
تلتها المادة الحادي عشر والتي تبيّن إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمرن موضحة أنه يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يوما على الأقل من اقامته، ويتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر عبر الدخول الى البوابة الالكترونية للبرنامج، والاختيار من قائمة الخدمات الالكترونية طلب الترخيص النهائي للمؤتمر، وتعبئة نموذج طلب الترخيص النهائي للمؤتمر، وتوقيع نموذج التعهد بالالتزام بالقواعد والاجراءات، وفي حال اكتمال متطلبات الترخيص النهائي، يرسل البرنامج رسالة للمنظم بتأكيد استلام الطلب، يدرس البرنامج الطلب والوثائق مع الجهات المختصة.
ويرد على المنظم خلال (30) يوما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الالكتروني، كما يزود البرنامج الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.
وحول تعديل زمان أو مكان أو موضوع المؤتمر، فقد أوضحت المادة الثانية عشر أنه في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج عبر البوابة الالكترونية قبل (60) يوما على الأقل من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك ويقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير، ولا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.
وفيما يتعلق بالمخالفات والعقوبات، فقد بيّنت المادة الثالة عشر، أنه في حال الاخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها، يعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة أو أي من الأحكام الواردة بنموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط، بإنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلا..
ويحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر، كما يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر..
فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر، ويعلق السجل الخاص بنشاط إقامة المؤتمرات والمعارض في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع المؤتمرات والمعارض الموافق عليها مبدئيا أو المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه.
وانتهاءً بالمادة الرابعة عشر والمتعلقة بقرار العقوبة والتظلم، فقد أشارت الى ضرورة اصدار البرنامج توصية بالعقوبة ويعتمد قرار العقوبة من رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج، أو من يفوضه، كما يجوز للمنظم المخالف التظلم من قرار العقوبة أمام رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج خلال عشرة أيام من تاريخ تبليغه بالقرار، وتتم دراسة التظلم وافادة المنظم خلال خمسة أيام عمل، وفي حال رفض التظلم أو عدم الرد خلال خمسة أيام عمل، يجوز للمنظم المخالف التظلم أمام المحاكم المختصة، وفقاً للأنظمة.
يذكر أن اللجنة الاشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات برئاسة صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني قد اصدرت قرارا باعتماد قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة، وتم البدء في تطبيقها بشكل رسمي بعد نشرها في صحيفة أم القرى في 3 ربيع الأول 1438هـ الموافق 2 ديسمبر 2016م.
