برنامج وثَّق: الأرشفة الإلكترونية.. بمفهومها الجديد
القاهرة – المسلة – صالة التحرير – نشرت بوابة عالم التقنية مؤخرا خبرا حول برنامج جديد للارشفة الالكترونية بمفهوم جديد يدعى وثق يفيد المستخدمين سواء كانت مؤسسة حكومية او شركة خاصة ويختصر الوقت للبحث عن وثيقة ما يتم البحث عنها، وادخالها على الحاسوب بطريقة ميسرة بحيث يسهل حفظها واستعادتها بيسر وسلاسة خلال ثوان معدودة ..
ويقول الخبر انه في مجتمع الأعمال الحديث ، تعتبر إحدى أهم التحديات التي تواجهه هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقية ، والتي تتزايد بشكل يومي ، فالموظف يقضي معظم ساعات يومه منشغلا بمختلف أنواع الوثائق – من مراسلات ونماذج ومخططات … الخ
– وبالتالي إذا استطاعت المؤسسة أو الجهة الحكومية تخفيض المدة اللازمة للبحث عن وثيقة ما مطلوبة ، وإحالتها بين الموظفين في صورة إلكترونية ، فإن ذلك يؤدي إلى زيادة إنتاجية المؤسسة والحفاظ على الوقت للأعمال الأخرى ، ومن هنا جاءت فكرة برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية : المفهوم الجديد لإدارة بلا أوراق .
يتيح برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية تبادل الوثائق إلكترونيا بين الموظفين ، وكذلك البحث السريع والنسخ الاحتياطي ، ويوفر للمؤسسات أو الجهات الحكومية أرشفة إلكترونية بأحدث أساليب الجودة والأمان ، هل يتخيل رئيس – مدير – موظف المؤسسة الدخول من الجوال الذكي إلى ملفات الشركة ؟ حيث يستطيع ببساطة رفع الملفات من خلال هاتفه الذكي عبر واجهة بسيطة ورائعة المهام .
مميزات برنامج وثق لا حصر لها ، أولها هي القدرة على الوصول للملفات بطريقتين ، الأولى هي تركيب البرنامج على الإنترنت عبر سيرفر خاص محمي للحصول على الملفات من أي مكان من خلال بيانات الدخول ، أما الطريقة الأخرى ، تعتمد على تركيبه على جهاز كمبيوتر خاص موجود داخل المنشاة الذي يمكن فتحه من خلال الشبكة الداخلية .
كذلك لا يلزم تركيب برنامج وثق على أكثر من جهاز ، بل يمكن تركيبه على جهاز واحد فقط والوصول إليه من أي جهاز ضمن شبكة من خلال متصفح الإنترنت ، هذا بالإضافة إلى دعم واجهة البرنامج للغة العربية والإنجليزية ، والقدرة على إنشاء عدد لا نهائي من المستخدمين .
وتستطيع إدارة الشركة تخصيص اسم مستخدم وكلمة مرور لكل موظف ، بحيث يتم تسجيل كل ما يقوم به الموظف من أعمال باسمه ، وتحديد صلاحيات كل موظف ، بما في ذلك القدرة على تعديل وحذف الملفات ، أو القدرة على الإضافة فقط .
ميزة أخرى رائعة ، وهي عند إحالة الملفات المؤرشفة بين الموظفين ، باستطاعة تفعيل خيار في وثق للأرشفة الإلكترونية يسمح بإرسال إشعار بالبريد الإلكتروني أو رسالة نصية قصيرة SMS ؛ لإعلام الموظف الذي أحيل له الملف ، يتاح أيضا لمستخدمي وثق إمكانية تصدير كل الملفات أو مجموعة منها إلى صيغ وهيئات مختلفة ، منها على سبيل الذكر لا الحصر XML و CSV و كلمة و Excel5 و Excel2007 ، والميزة المهمة جدا للمطورين أن البرنامج مفتوح المصدر .
لا تزال هناك مميزات أخرى لا تقل روعة عما ذكرناه ، وفي كل الأحوال ، يمكنكم الحصول على برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية وتجربته سواء على الرخصة المجانية ، أو على الترخيص الشهري أو ترخيص مدى الحياة عبر هذا الرابط ، وفي حال شراء الرخصة المجانية أو مدى الحياة ، هناك ضمان لمدة 30 يوما لاسترداد الأموال .
